Jika Anda ingin merencanakan acara pernikahan Anda juga bisa merencanakan sendiri dengan diskusi dengan keluarga. Namun Anda juga bisa menggunakan jasa Wedding Organizer atau WO dalam pembuatan rangkaian acara pesta pernikahan. Jasa tersebut meliputi perencenaan pelaksanaan serta membuat jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wedding organizer bukanlah seorang diri melainkan terdiri dari beberapa orang yang akan berbagi tugas dalam membantu calon pengantin. Namun ketika Anda ingin membutuhkan jasa mereka maka pada saat pembuatan perencanaan Anda harus menyiapkannya mulai dari jauh-jauh hari.
Selain membuat rencana pernikahan serta rangkaian yang ada, wedding organizer juga berfungsi sebagai pihak yang akan mensukseskan acara pernikahan. Mereka membantu dalam meringankan proses persiapan yang dibebankan kepada pihak penyelenggara acara pernikahan. Mulai dari proses pemilihan venue serta vendor-vendor yang ada di acara tersebut hingga membantu mengatur jalannya hari dilakukannya pesta pernikahan.
Daftar Isi
Tugas Wedding Organizer
Setelah Anda memahami definisi dari penyelenggara cara pernikahan, maka disini kami akan memberikan informasi mengenai peran dan tanggung jawabnya.
Merencanakan Konsep dan Tema Pernikahan
WO yang sudah profesional biasanya sudah memberikan pilihan paket-paket tertentu dalam penyelenggaraan acara pernikahan. Dalam paket tersebut sudah WO sudah memberikan konsep acara pernikahan yang akan dipilih. Pilihannya biasanya meliputi apakah acaranya bertema adat atau resepsi pernikahan dengan konsep yang sudah modern seperti sekarang.
Pihak WO dan calon klien akan melakukan diskusi terlebih dahulu tentang tema pernikahan yang diinginkan oleh calon pengantin. Kemudian pihak WO akan menjelaskan setiap proses-proses yang harus dijalani dari konsep yang sudah dipilih. Biasanya WO yang sudah memiliki pengalaman yang cukup dan sudah terbilang memiliki jam terbang tinggi, mereka akan memberikan kelebihan serta kekurangan dari konsep mereka.
Mempersiapkan Susunan Acara
Setelah perencanaan konsep dan tema sudah dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah menyiapkan susunan acara. Mereka akan membuat rundown acara mulai dari pembukaan hingga penutup. Susunan tersebut kemudian akan diajukan kepada klien, jika klien memiliki rencana lain maka mereka biasanya bisa mengakomodasikan hal tersebut.
Selain itu, mereka juga akan menanyakan apakah membutuhkan bantuan di acara pernikahan tersebut seperti penerima tamu undangan serta pihak yang akan memandu para tamu. Untuk bagian dekorasi serta perlengkapan lain itu juga sudah termasuk hal yang akan ditanyakan kepada klien yang ingin melakukan acara pernikahan. Setelah itu mereka akan menghitung rincian biaya yang akan diperlukan dalam acara tersebut.
Membuat Rincian Anggaran
Setelah memilih konsep dan tema serta mempersiapkan susunan acara, mereka akan menanyakan alokasi budget yang akan dipersiapkan. Dan tugas terpenting dari wedding organizer adalah memiliki kemampuan negosiasi yang cukup baik kepada para vendor dari dana persiapan acara pernikahan. Dana yang dipersiapkan oleh klien akan menjadi acuan bagi mereka untuk merancang acara pernikahan sesuai keinginan mereka. Pada tahap ini, pihak wo harus memiliki kemampuan negosiasi. Mereka harus berpengalaman dalam hal proses tawar menawar harga kepada para vendor sehingga dapat memuaskan kliennya.
Menentukan Lokasi Pernikahan
Setelah kesemua hal sudah dipersiapkan dan dana sudah tidak menjadi masalah, maka langkah selanjutnya adalah mencari lokasi pernikahan. Dalam hal pemilihan lokasi yang sesuai dengan konsep serta tema yang sudah dipilih. Pihak mereka akan memastikan bahwa tempat berlangsungnya acara tersebut akan sesuai dengan keinginan klien.
Oleh sebab itu biasanya mereka akan mendatangi beberapa tempat, menanyakan detail tentang harga sewa serta ketersediaan gedung tersebut sesuai tanggal yang sudah ditentukan. Jika mereka sudah berhasil melakukan survei tempat tersebut, mereka kemudian akan meneruskan informasi tersebut kepada klien yang bersangkutan. Jika klien sudah setuju maka tugas mereka selanjutnya adalah menginformasikan kepada semua vendor yang akan ada diacara tersebut. Vendor-vendor tersebut meliputi fotografer, videografer serta pihak yang akan melakukan dekorasi agar mereka juga bisa melakukan survei lokasi tersebut.
Mengatur Jalannya Acara Pernikahan
Setelah hari pernikahan tiba, wedding organizer telah mempersiapkan semuanya maka di hari ini tanggung jawab wo akan semakin besar. Mereka harus berbagi tim yang akan berbagi tugas dalam penyelenggaraan pernikahan. Serta mereka harus tiba lebih dahulu di lokasi acara pernikahan dari waktu yang sudah ditentukan.
Mereka harus memastikan bahwa kedua calon pengantin sudah memahami jadwal susunan acara, namun bukan kedua calon pengantin saja melainkan smeua anggota keluarga, panitia di acara pernikahan serta vendor-vendor yang ada. Dalam jalannya pernikahan sukses atau tidaknya hal ini sangat bergantung pada kinerja tim wedding organizer.
Setelah jalannya acara pernikahan berjalan dengan lancar sampai resepsi pernikahan terakhir, tugas wo tidak berhenti begitu saja. Setelah selesainya acara wo akan bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengirimkan hantaran, kado dan mahar milik mengantin ke tempat kediaman mereka. Selain itu wo juga harus menjamin keamanan kotak amplop dari tamu undangan yang digunakan selama acara tersebut dilakukan.
Selain dari tugas-tugas diatas, wedding organizer biasanya akan menyiapkan undangan pernikahan. Namun ANda juga bisa membuat undangan sendiri di Seremoni dengan sangat mudah. Sudah tersedia banyak pilihan template yang bisa langsung Anda gunakan dan tentunya gratis.
Itulah definisi serta tugas dari wedding organizer atau wo yang bisa dijadikan sebagai referensi baik bagi pihak keluarga maupun pihak wedding organizer dalam melakukan penyelenggaraan acara. Semoga apa yang kami bagikan disini bisa bermanfaat bagi para pembaca semuanya.